Dans le monde professionnel, il est probable que vous serez confronté à des situations qui nécessitent de rédiger une demande d’explication. Qu’il s’agisse de travaux non terminés, d’absences injustifiées ou de comportements inappropriés, bien maîtriser cet exercice est primordial pour assurer une gestion fluide des relations entre les membres de l’équipe. Dans cet article, nous passerons en revue les conseils et les étapes clés pour rédiger efficacement une demande d’explication au travail afin de garantir une communication claire et précise.
Savoir quand rédiger une demande d’explication
Avant de vous pencher sur la rédaction elle-même, il est essentiel d’identifier les situations dans lesquelles une telle démarche est nécessaire. Voici quelques exemples :
- Des travaux non réalisés ou incomplets malgré les délais accordés;
- Des absences répétées ou inexpliquées;
- Un comportement déplacé ou contraire aux règles;
- Une baisse significative des performances sans raison apparente.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à rédiger une demande d’explication. Si vous constatez un problème de ce type, il est important d’étudier la situation avec attention avant de lancer un dialogue formel.
Adopter une approche méthodique et structurée
Pour rédiger efficacement une demande d’explication au travail, il est crucial d’adopter une approche méthodique et structurée. Voici quelques étapes clés pour faciliter la rédaction :
1. Exprimer les faits de manière factuelle et précise
Présentez les éléments de contexte et les faits de manière objective et concrète. Évitez les généralisations ou les jugements de valeur. Par exemple, préférez « Nous avons constaté que vous n’étiez pas présent au poste de travail les 15 et 16 janvier » plutôt que « Vous avez manqué beaucoup de jours ces dernières semaines ».
2. Mentionner les conséquences des actions concernées
Précisez quelles sont les conséquences directes et indirectes de l’action (ou de l’inaction) du destinataire sur le travail de l’équipe et les objectifs fixés. Cela peut être un retard dans la réalisation d’un projet, des tensions entre collègues ou une mauvaise image auprès des clients, par exemple.
3. Demander des explications et/ou des justifications
Sollicitez explicitement l’avis du destinataire en lui demandant de fournir des explications ou des justifications à son comportement. Utilisez une formulation ouverte pour inviter à un véritable échange : « Pouvez-vous me donner les raisons de ces absences ? » est plus engageant que « Je vous somme de justifier ces absences immédiatement ».
4. Fixer un délai pour recevoir une réponse
Indiquez clairement le délai dans lequel vous attendez une réponse de la part du destinataire. Cela permet d’éviter les retards et les malentendus, tout en réaffirmant l’importance que vous accordez à cette demande.
Utiliser un ton approprié
L’un des aspects les plus délicats de la rédaction d’une demande d’explication est le choix du ton. Il est important de rester professionnel et respectueux, sans tomber dans la froideur ou l’agressivité. Quelques conseils pour y parvenir :
1. Restez neutre et factuel
Limitez-vous aux faits et évitez les commentaires personnels ou subjectifs.
2. Exprimez votre point de vue
Pour favoriser le dialogue, présentez vos préoccupations sous forme de questionnement plutôt que d’accusation. Par exemple : « Nous nous interrogeons sur la manière dont cette situation a pu arriver » plutôt que « Vous êtes responsable de cet échec ».
3. Donnez l’occasion au destinataire de s’exprimer
En posant des questions ouvertes et en sollicitant son point de vue, montrez que vous êtes prêt à écouter et à prendre en considération ses explications.
Penser aux aspects juridiques et règlementaires
Dans certains cas, la demande d’explication peut avoir des implications juridiques et règlementaires. Il est donc important de veiller aux points suivants :
1. Respecter les règles internes
Vérifiez que votre demande respecte bien les procédures en vigueur dans l’entreprise ou l’organisation
2. Maintenir un niveau de preuves suffisant
Assurez-vous de disposer d’éléments concrets pour appuyer vos demandes, notamment si celles-ci peuvent éventuellement donner lieu à des sanctions disciplinaires.
3. Conserver une trace écrite
En gardant une copie de vos échanges et des réponses obtenues, vous disposez d’un élément de preuve en cas de litige ultérieur.
Conclusion partielle
Rédiger une demande d’explication au travail est un exercice délicat mais nécessaire dans certaines situations. En adoptant une approche structurée et méthodique, en choisissant le ton adéquat et en tenant compte des aspects juridiques et règlementaires, vous garantissez une communication efficace et respectueuse avec le destinataire. Cela favorise le dialogue constructif et permet de résoudre rapidement les problèmes rencontrés.
